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Conseils de Gestions de Soumissions Web pour PME – Comprendre les Sites de Soumissions

Cet article vise à vous donner une méthodologie de travail simple et efficace afin de mieux répondre aux demandes de soumissions que vous recevez via notre service, et d’optimiser vos chances d’obtenir des contrats.

 

Comment répondre efficacement à une demande en provenance d’un site de Soumissions ?

Assurez-vous d’abord de bien comprendre la différence entre un utilisateur qui fait une demande directement auprès de votre entreprise, versus une demande effectuée via un site web qui propose trois soumissions.

 

Le client sait qu’il faut comparer diverses entreprises avant de choisir

La plupart des consommateurs sont avisés et savent très bien qu’avant d’opter pour les services d’une compagnie ou une autre, mieux vaut d’abord s’informer auprès de quelques entreprises pour comparer leurs produits, leurs prix, leurs services et leur approche client. Cela est d’autant plus vrai pour un investissement aussi important qu’un chalet ou une maison. Qu’un client vous contacte directement ou pas ne change rien au fait que vous êtes en compétition avec d’autres entreprises offrant des produits similaires.

 

Le client qui vous contacte directement vous a choisi

Le client qui vous contacte directement a déjà fait des recherches sur internet. Il a pris connaissance des différentes compagnies de maisons préfabriquées existant dans sa région, comparé leur site web et l’information qu’on y retrouve. Puis, il a choisi de contacter votre entreprise, probablement en parallèle avec une ou deux autres compagnies.

Son choix s’est peut être porté sur vous à cause de votre notoriété, de votre site et de votre stratégie web, des commentaires de clients satisfaits, etc. Bref, le processus peut varier, mais le fait est que le client a déjà un petit penchant pour votre entreprise et vous prend au sérieux.

 

Le client qui utilise un site proposant de multiples soumissions ne vous connaît pas

Dans la plus part des cas, le client est intéressé à trouver une entreprise et débute ses recherches sur Google, Yahoo, Bing, Facebook… Comme les gens sont de plus en plus occupés et ont moins de temps, ils trouvent souvent l’option des sites multi soumissions très attrayante. Ils savent bien, comme nous l’avons déjà mentionné, qu’il faut toujours demander quelques devis pour faire un choix éclairé.

Le client utilise les sites de multiples soumissions pour s’éviter d’avoir à répéter la même démarche plusieurs fois, auprès de diverses entreprises. Il remplit un formulaire qui sera acheminé pour lui à différentes compagnies dont il ne connaît pas l’identité. Puis, il n’a qu’à attendre de recevoir les propositions de ces compagnies pour les comparer.

 

Quelle approche adopter lorsque vous recevez une soumission d’un site multi soumissions ?

Lorsque vous contactez un client ayant utilisé un site multi soumissions, celui-ci ne vous connaît pas et n’a aucune idée que c’est votre entreprise qui le contacte. Une mise en contexte initiale est donc de mise dès le début.

Un simple « Merci pour L’intérêt démontré envers nos services… » n’est pas approprié, car en réalité, le client n’a pas démontré d’intérêt envers vos services. Il a seulement demandé plusieurs soumissions via un site internet. Le client apprécie que vous considériez la démarche qu’il a utilisée, et chaque petit détail peut faire une différence énorme dans la balance. N’oubliez pas que d’autres entreprises tentent aussi de s’approprier ce client.

Vous devez ensuite convaincre le client que vous êtes la compagnie qu’il lui faut pour son projet, ou du moins qu’il devrait vous parler ou vous rencontrer pour en discuter. C’est le temps de vendre votre salade et de vous montrer convaincant.

N’oubliez pas que le client à pris le temps de remplir un formulaire et de répondre à plusieurs questions pour préciser son projet. Il n’a donc certainement pas envie de recevoir un message automatique qui ne considère aucunement ses besoins. Si le client a inscrit qu’il cherche un chalet préfabriqué d’une superficie de 500 à 999 pi2 avec deux chambres, et qu’il dispose d’un budget de 100 000 à 150 000 $, il serait avisé de réutiliser ces éléments dans votre soumission. Les gens ne souhaitent pas raconter la même histoire à quatre compagnies différentes, c’est d’ailleurs pourquoi ils ont utilisé un site de soumission.

S’il ne vous est pas possible de donner un prix parce qu’il y a trop de variables à considérer, les clients seront heureux que vous leur donniez un estimé ou que vous leur expliquiez votre méthodologie pour établir le juste prix. L’honnêteté et la transparence sont toujours des qualités appréciées des consommateurs. Elles favorisent la confiance et les bonnes relations.

 

Une façon simple de personnaliser vos messages aux clients

Ne pensez pas que, parce que vous avez tout avantage à personnaliser votre approche, le processus est compliqué et demande beaucoup d’efforts. Vous n’avez pas à créer un message unique pour chaque client. En fait, l’idéal est de préparer quelques variations d’un modèle de soumission pour répondre aux demandes les plus fréquentes. Avec un modèle de base, il est facile d’insérer efficacement les détails spécifiques à la demande d’un client en particulier.

Voici un exemple de modèle :


Bonjour (nom du client)

Vous avez récemment fait une demande via le site Soumissions Maisons Préfabriquées pour recevoir différentes Soumissions d’entreprises bien établies pour votre projet de (type de projet).

Notre entreprise (nom de votre entreprise) compte plus de 40 ans d’expérience en fabrication de maisons modulaires et à panneaux. En plus d’offrir une qualité de produits et un service exceptionnels, nous cherchons toujours à offrir le meilleur rapport qualité-prix au Québec.

(Présentez ici tous vos avantages concurrentiels, certifications et garantie)

Sur la base des informations que vous nous avez fournies à propos de votre projet, il est pour nous difficile de vous donner un prix précis sans d’abord savoir quel modèle de chalet répondra le mieux à vos besoins. En effet, nous avons plusieurs modèles de chalets préfabriquées de 500 à 1 000 pc avec deux chambres. Leur prix varie de — $ à — $ (ou de — $ — $ mensuellement, selon les options de financement). Voici quelques exemples de nos modèles les plus populaires :

Nom du modèle 1
Brève description

 

Nom du modèle 2
Brève description

 

Nom du modèle 3
Brève description

Il nous fera plaisir de discuter de votre projet et de répondre à vos questions par téléphone, si vous le souhaitez. Il est également possible d’organiser une rencontre à nos bureaux à votre convenance. Nous pourrons ainsi mieux évaluer vos besoins et vous aider à déterminer quel modèle de chalet vous conviendrait le mieux. Vous aurez également l’occasion de visiter sur place certains de nos modèles.

Enfin, s’il y a déjà un modèle précis pour lequel vous aimeriez recevoir une soumission détaillée incluant les coûts et l’échéancier,  veuillez répondre à ce courriel en nous précisant quel modèle vous intéresse ou nous contacter directement au (numéro de téléphone).

Au plaisir de bien vous servir,

(nom du représentant)
(nom de l’entreprise)
(coordonnées de l’entreprise)


Le but est donc que le processus soit efficace mais personnalisé. Compléter une soumission qui donnera au client l’impression qu’il est compris et important, et qui lui donnera le goût de vous parler, ne peut prendre que quelques minutes !

Il sera aussi important pour vous de mettre à jour votre modèle de soumission et de vous adapter au fur et à mesure, Demandez des commentaires aux clients sur vos soumissions et soyez dynamique. Cela peut faire toute la différence entre un taux de conversion de 5% des demandes reçues, et un taux de 20%.

Il nous fera d’ailleurs plaisir de réviser gratuitement les modèles de soumission de nos partenaires, pour les aider à convertir efficacement les demandes en contrats. Veuillez simplement nous contacter par courriel, nous réviserons le tout et vous reviendrons avec des recommandations utiles.

N’hésitez pas à nous partager votre expérience avec notre site de soumissions. Nous avons à cœur la satisfaction et le succès de nos partenaires et cherchons toujours à améliorer nos services.

Jimmy Lecours
Co-fondateur de Oolong Media, mais avant tout passionné de statistiques et d'optimisation. Avant d'établir une agence Web à Québec, j'ai perfectionné mes connaissances de référencement sur le marché américain, qui est beaucoup plus compétitif. Avec mon collègue Julian Jimenez, nous avons créé plus de 200 sites web ciblant différentes niches afin de tester nos stratégies de référencement web. Mon objectif est avant tout de faire évoluer et de structurer le web.
Jimmy Lecours

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