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L'impact des technologies sur les notaires du Québec

Les notaires se sont longtemps crus intemporels, inchangeables et aussi solidement ancrés dans la tradition que le Père Noël lui-même. Le monde juridique en soi est un endroit où le changement se fait accueillir plus souvent avec un œil méfiant qu’avec un élan d’enthousiasme. C’est d’ailleurs la raison pour laquelle il aura fallu une pandémie mondiale pour forcer le notariat à moderniser sa pratique, au risque de perdre une clientèle considérable.

 

Quel impact des technologiques sur les notaires?

 

Ce que personne n’avait anticipé à l’aube de la crise du COVID-19, c’est l’opportunité offerte aux notaires de faire un énorme pas vers l’avant en termes d’utilisation des technologies mises à leur disposition. Alors que la signature électronique autorisée par le gouvernement est une première étape charnière, il ne s’agit là que du bout de l’iceberg d’opportunités qui vient de faire surface pour les notaires du Québec.

Sommes-nous à l’aube d’un virage technologique du notariat québécois ou est-ce que la tradition l’emportera sur la révolution?

 

COVID-19 : L’avènement de la signature électronique

On parle énormément de la mise ne place de signatures électroniques pour les notaires du Québec en temps de crise. Il s’agit d’un pas de géant, cela ne fait aucun doute, mais cette avancée aura surtout permis de constater le retard que les notaires accusent depuis trop longtemps sur la maîtrise des outils technologiques mis à leur portée.

Bien que la signature électronique permette de conclure des ventes immobilières, de préparer des mandats et de rédiger des testaments entièrement à distance, il ne s’agit là que du début d’une révolution. Cela nous amène à poser la question suivante : les mesures technologiques mises en place sont-elles temporaires ou plutôt tremplin vers une révolution technologique?

Il ne fait aucun doute que la technologie et le notariat sont sur le point d’entrer dans un mariage forcé qui sera fort profitable autant pour l’un que pour l’autre.

 

Vidéoconférences et actes notariés : gain en efficience ou mesure risquée?

Lorsqu’on parle de la possibilité de préparer des actes notariés par vidéoconférence, bien des notaires grincent des dents. On invoque rapidement le risque d’une authenticité compromise on d’une démarche manquant de professionnalisme. Cependant, les options technologiques sont sur le point d’ouvrir bien des portes aux futurs notaires.

Les principaux risques de l’acte notarié en vidéoconférence : La possibilité d’usurpation et d’erreur de consentement sont les plus grands risques associés avec l’acte notarié à distance. Cependant, les technologies vidéo sont plus performantes que jamais, ce qui permet de minimiser au minimum les risques mentionnés.

Les principaux avantages de l’acte notarié en vidéoconférence : Outre le respect des mesures de distanciation sociale, l’acte notarié en vidéoconférence représente un gain en efficacité hors pair qui évite des déplacements inutiles et qui s’adapte à la réalité de tous les types de clientèles.

Les notaires ont-ils à gagner dans ce virage technologique? Absolument! L’adaptation fait partie de la recette pour demeurer pertinent dans un contexte technologique et les notaires ont tout à gagner de transiger progressivement vers les plateformes web avant d’accuser un retard néfaste sur les autres secteurs économiques.

 

Référencement Web : le pionnier qu’est Soumissions Maison Notaires

Le référencement web est souvent référé comme « l’arme secrète » de bien des professionnels et experts qui en font l’utilisation. La raison est fort simple : c’est une façon optimale d’attirer une clientèle sérieuse sans avoir à investir dans des campagnes publicitaires dispendieuses ou encore de passer du temps à prospecter votre clientèle alors que votre précieux temps pourrait être utilisé à meilleur escient!

 

Les avantages du référencement web pour les notaires

 

Pour les notaires, la plateforme par excellence du référencement web au Québec est sans aucun doute Soumissions Maison Notaires! Depuis 2015, cette plateforme de référencement légal met en contact des notaires et des clients en quelques clics seulement.  Regroupant des notaires de partout dans la province, Soumissions Maison Notaires est un incontournable pour les notaires cherchant à développer un volume de clientèle intéressant et un outil indispensable pour toute personne en quête d’une expertise notariale. Les avantages que cette plateforme vous offre sont notamment :

Une simplicité d’utilisation hors pair : En quelques clics seulement, l’individu à la recherche d’un notaire dans sa région sera mis en contact avec un professionnel du droit en mesure de répondre à ses besoins! Celui-ci est également dirigé et pris en charge afin qu’il puisse établir clairement ses besoins dans sa demande de service pour que Soumissions Maison Notaires soit en mesure de lui trouver le notaire qu’il lui faut.

Un volume de références inégalé : L’omniprésence web de Soumissions Maison Notaires est la raison pour laquelle autant de clients se tournent vers ses services pour trouver un notaire. La stratégie SEO adoptée fait en sorte que la plateforme se classe parmi les premiers résultats de recherche et se hisse au titre de source d’autorité dans le milieu. Cela se traduit par un volume élevé de clients sérieux pour les notaires partenaires de Soumissions Maison Notaires.

Une adaptabilité à la pratique de chaque notaire partenaire : Le monde du notariat outrepasse de loin la simple rédaction testamentaire et la conclusion de transactions immobilières. Des dossiers en droit des affaires, de la personne et de la famille font également partie du quotidien de bien des notaires québécois et Soumissions Maison Notaires traite également ce genre de demandes. C’est donc l’occasion pour les notaires adoptant une pratique spécialisée de trouver les clients recherchant une expertise aussi pointue.

Une façon unique de faire croître sa clientèle : Pendant que vos confrères compétiteurs utilisent encore les pages jaunes en espérant entendre le téléphone sonner, vous obtiendrez une solution concrète et beaucoup plus efficace.

 

Courtiers immobiliers : leurs activités sont-elles affectées par le virage technologique des notaires?

Les notaires sont impliqués dans plusieurs types de transactions, ce qui fait en sorte que bien des milieux sont affectés par la révolution technologique qui se pointe à l’horizon. Les courtiers immobiliers sont les premiers à ressentir les effets des mesures technologiques mises en place suite à la pandémie. Notamment, l’autorisation de signatures technologiques leur a permis de conclure les dossiers en cours avant l’ordonnance de confinement

 

Courtiers immobiliers et le virage technologique

 

Cependant, tous les astres sont alignés pour que ces mesures temporaires soient mises en place de manière permanente. Même si rien ne se compare au fait de visiter une maison en personne, la possibilité d’effectuer des visites virtuelles, de communiquer en vidéoconférence et même de conclure la vente entière à distance avec les services améliorés des notaires permet d’envisager un avenir plus empreint dans la technologie pour les courtiers.

Sachant que les courtiers et les notaires sont des paires naturelles du monde immobilier, il est tout à fait normal de prédire que leurs révolutions technologiques respectives feront front commun dans les prochaines années!

 

L’essor de la médiation et de l’arbitrage post-COVID-19!

Avec les tribunaux qui tournent au ralenti pendant la durée la crise du COVID-19, il ne faudra pas se surprendre d’une future congestion monstre de l’appareil judiciaire. En effet, comme seules les causes urgentes auront pu être entendues durant cette période de pandémie, les dossiers de seconde importance cogneront à la porte du palais de justice pas centaines afin que justice leur soit rendue.

Mais est-ce que cela a réellement à être le cas? Est-ce que votre dossier devra absolument attendre des mois qu’une place se libère que vous obteniez un jugement? La réponse est non! Il existe des modes alternatifs de règlement des différends tels que la médiation, l’arbitrage ainsi que la négociation. Une chose est certaine, la crise du COVID-19 forcera une migration de masse vers ces nouveaux moyens de règlements de conflit.

Par ailleurs, les notaires, en tant que juristes dotés d’une mission de conciliation et d’impartialité, sont des juristes aptes à agir en tant que médiateurs. Cela est tout aussi vrai en matière familiale qu’en contexte civil et, dans ces deux cas, le notaire se concentre sur une seule chose : rapprocher les intérêts des parties pour les aider à parvenir à un accord. Ce processus de médiation devant notaire se fait généralement en 5 grandes étapes faciles :

1. Rencontre d’information devant le notaire. À l’occasion de cette rencontre, ce professionnel du droit informe les parties du déroulement du processus en entier, renseigne ces derniers sur leurs droits et, lorsqu’elles se mettent d’accord, leur demande de signer la formule de consentement à la médiation.

2. Analyse des besoins et intérêts des parties. La médiation ne cherche pas à trancher à savoir laquelle des parties a raison, mais plutôt d’en venir à un accord satisfaisait de part et d’autre. Pour cette raison, l’écoute des besoins de chacun est primordiale.

3. Exploration des solutions possibles. Une fois les besoins et désirs clairement établis, il est temps d’explorer les pistes de solution et, évidemment, de faire quelques compromis. On n’en serait pas arrivé à la médiation si le problème faisait l’objet d’un parfait accord, alors le travail du médiateur sera d’aider les parties à faire les bons compromis au bon endroit.

4. Préparation d’un projet d’accord. Advenant que les parties en viennent à une entente (ce qui n’a rien de garanti), le médiateur se chargera de rédiger un projet d’accord pour officialiser le tout. Les termes de l’accord des parties seront rédigés en termes clairs afin d’éviter toute mésentente future.

5. Dépôt du projet au tribunal. Afin de donner un caractère contraignant et officiel au document, il est souhaitable de le déposer au tribunal. Cela est d’autant plus pertinent en matière familiale, bien que la transaction en matière civile puisse également être déposée.

La technologie s’immiscera-t-elle à son tour dans les modes de règlement privés? L’impact à long terme des mesures sanitaires et de distanciation sociale mises en place par la Santé publique est toujours inconnu des experts. Cependant, la communication à distance étant plus facile que jamais par l’entremise d’applications de vidéoconférences, la possibilité de voir la médiation civile et familiale faire le grand saut vers le monde virtuel à distance se concrétise de plus en plus comme une option viable!

Le plus grand avantage des modes de règlement privés comme la médiation est la flexibilité qu’ils offrent. Comme très peu de règles encadrent la pratique, les parties sont libres d’établir les règles qu’elles souhaitent, ce qui est d’autant plus propice à l’utilisation éventuelle des technologies de communication.

 

L’acte authentique sur support électronique est-il la voie de l’avenir?

Le principal enjeu limitant l’utilisation des technologiques au sein de la pratique notariale est celui de l’authenticité. La raison pour laquelle on consulte un notaire pour la rédaction d’un testament est principalement de lui donner un caractère authentique, puisque cela le rend difficile à contester et officialise son contenu. D’ailleurs, les actes authentiques, en raison de l’intervention du notaire, font preuve de leur contenu et sont extrêmement difficiles à contester.

 

Comment préparer un acte authentique entièrement à distance?

 

Toutefois, pour être en mesure de produire un acte authentique tout en respectant les formalités de la loi, le notaire doit être en mesure de constater par lui-même certains éléments relatifs aux signataires, notamment en ce qui relève de la qualité de leur consentement. Un consentement ne sera valide en droit que s’il est libre et éclairé. Si cela est vrai pour tout contrat passé, dans le contexte de la préparation d’un acte authentique, il relève du notaire de s’assurer que le consentement est bien libre et éclairé, sous peine de nullité de l’Acte.

Ainsi, le bémol souvent soulevé par les notaires est la difficulté d’établir un tel consentement à distance, surtout en raison des limites posées par les technologies de vidéoconférences. Cependant, ce problème se dissipe à vue d’œil depuis le point tournant de la pandémie qu’est la COVID-19. Les logiciels, plateformes et applications se multiplient pour offrir des images de plus en plus claires et des conversations toujours plus fluides.

Les barrières autrefois soulevées pour justifier le retard technologique accusé par le notariat tombent à vue d’œil avec la qualité grandissante des moyens de communication à distance. Cela fait notamment en sorte que l’authenticité devient de moins en moins un enjeu préoccupant, puisque les notaires sont mieux équipés que jamais pour effectuer leurs vérifications diligentes entièrement à distance!

 

Les innovations technologiques à prévoir dans le monde du notariat

Ce qui a longtemps freiné le monde du notariat en termes d’innovation technologique, c’est le fait que l’information traitée est de la plus haute sensibilité et que le risque de voir celle-ci compromise lors d’échanges informatisés a longtemps été une préoccupation. Bien que de tels risques n’aient pas encore été complètement éradiqués, les moyens de communication web sont de plus en plus sécuritaires et permettent de transiger dans des conditions beaucoup moins risquées qu’autrefois.

Pour les notaires, cela signifie que de plus en plus de documents pourront être traités à distance, que des rencontres de transactions immobilières et de rédaction de testament pourront également se faire sans présence physique. Le tout sera rendu possible par l’avènement de programmes et logiciels assurant la confidentialité des clients. Notamment, les innovations suivantes ne devraient pas être des surprises dans le notariat post COVID-19 :

Plateformes d’échange de données sécurisées : Lors de la rédaction d’un testament ou d’un mandat d’inaptitude, les informations traitées sont de la plus haute confidentialité. Après tout, on tente d’organiser les affaires d’une personne en tentant de traiter tous les biens accumulés au courant de sa vie ou même de prévoir sa représentation en cas d’inaptitude.

De telles informations, si retrouvées entre de mauvaises mains, pourraient avoir de graves conséquences. Des plateformes d’échange sécurisées sont toutefois en voie de se développer à la vitesse « Grand V », notamment chez nos cousins Français, qui font une utilisation grandissante de tels logiciels.

Publications d’actes dématérialisés : La dématérialisation d’actes authentiques doit d’abord commencer avec le droit de signer ces mêmes actes de manière électronique, ce que la loi québécoise a temporairement permis au moment d’écrire ces lignes. Toutefois, une autorisation permanente permettrait, quant à elle, de faire transiger les actes authentiques de leur support papier à un support principalement virtuel et donc, dématérialisé.

Conservation d’actes en format électronique : Les nombreux registres des ordres professionnels comme le Barreau et la Chambre des notaires présentent déjà un certain aspect technologique permettant un accès et un repérage faciles des actes authentiques convoités. Cependant, des supports virtuels créés spécifiquement pour les notaires permettra de conserver ces actes entièrement en ligne et à l’abri de dégradation matérielle.

Pour que ces innovations voient le jour, il faudra évidemment que le notariat se démontre ouvert à la présence de ces outils dans leur milieu de travail.  C’est toutefois un pari qui se veut entièrement à leur avantage et qui représentera d’importants gains en efficience, autant du côté des notaires que des usagers.

 

Les notaires sauront-ils s’adapter à la réalité web sans dénaturer leur pratique? Tel que mentionné précédemment, la technologie s’est invitée de force dans le monde tranquille du notariat et certains n’y étaient pas préparés. Toutefois, les notaires étant des professionnels de la plus haute trempe, il ne fait nul doute qu’ils sauront s’adapter à leur nouvelle réalité.

 

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Oolong Media est une agence web de référencement, optimisation et création de site web à Québec. Notre objectif est d'offrir des solutions performantes et rentables pour les entreprise pour avoir de la visibilité via le web. Ce Ebook fut écrit en collaboration avec Gaby Audet.
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